Làm thế nào để tính cước vận tải của bạn: Phương pháp tính theo cấu trúc chi phí + Bonus mô hình trên Excel

Mô hình này giúp các chủ xe nhỏ và vừa phát triển đội xe một cách chắc chắn và tự tin với công cụ tính cost chuẩn khi các khoản chi phí tài chính thường bị bỏ quên. Các chủ hàng mới thành lập hoặc mở rộng thêm các tuyến hàng mới cũng có thể xác

1. Vận tải tuyến ngắn và tuyến dài

Tại Việt Nam, có nhiều loại xe tải khác nhau với trọng tải từ <1 tấn đến 30 tấn. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các loại xe tải chở hàng khác nhau tại đây. Cơ cấu chi phí của một nhà vận tải thay đổi rất nhiều tùy thuộc vào việc họ khai thác các tuyến ngắn hay tuyến dài.

Có một số nhà xe lớn hơn sở hữu cả xe tải trọng nhỏ (<10 tấn), trung bình (10–18 tấn) và xe tải trọng lớn (20-30 tấn). Tuy nhiên, theo số liệu thống kê của Tổng cục Đường bộ Việt Nam năm 2017, hầu hết các công ty vận tải đường bộ tại Việt Nam đều có quy mô nhỏ, với số lượng xe sở hữu trung bình là 5 xe, do đó hầu hết các công ty vận tải đều chỉ tập trung vào các tuyến ngắn hoặc tuyến dài.

2. Cấu trúc chi phí vận tải

a. Chi phí không cố định

i. Xăng dầu

Xe tải càng lớn thì mức tiêu hao nhiên liệu trên 100km càng nhiều. Do đó, đối với các nhà vận tải khai thác tuyến dài thì nhiên liệu chiếm tỷ trọng chi phí lớn hơn so với tuyến ngắn, trung bình lần lượt là 38% so với 26%. Các nhà xe tại Việt Nam cũng thường mua xe tải cũ secondhand đã qua sử dụng, do đó cũng sử dụng nhiên liệu nhiều hơn xe mới. Trong hầu hết các hợp đồng, giá vận tải sẽ được điều chỉnh khi giá dầu diesel biến động hơn 10%, sẽ tăng hoặc giảm khoảng một vài phần trăm.

ii. Phí cầu đường

Phí cầu đường tỷ lệ thuận với kích thước xe tải. Một số nhà vận tải thậm chí còn giảm tải trọng hợp pháp của họ trên đăng ký xe tải để giảm phí mà họ phải trả (hạ tải). Thông thường, tài xế xe tải sẽ tránh đường cao tốc và đường quốc lộ để tránh khoản phí này. Các tuyến dài Bắc Nam có nhiều trạm thu phí hơn nên khoản phí cầu đường chiếm gần 20%, còn các tuyến ngắn chỉ chiếm tầm 10%.

iii. Các khoản phí không chính thức

Đây là các khoản phí liên quan đến giao thông để giúp chuyến hàng đi trơn tru hơn. Thường xảy ra nhất trong trường hợp xe chạy quá tải, tuy nhiên một số nhà chạy đúng tải cũng chi trả khoản tiền này để tránh bị giữ xe làm chậm trễ giao hàng. Các khoản này không phụ thuộc vào kích thước xe tải và được chi trả khi đến một tỉnh mới. Do đó, các chuyến đi dài hơn cũng phải chịu nhiều phí không chính thức hơn.

iv. Lương tài xế

Lương tài xế bao gồm cả mức cố định và không cố định để khuyến khích tài xế đi nhiều chuyến hơn. Lương lái xe đường dài cao hơn lái xe đường ngắn từ 1,5–3 lần: 25–40 triệu / tháng so với 10–12 triệu đồng / tháng. Điều này nhằm bù đắp cho sự gia tăng áp lực, rủi ro và thời gian xa gia đình mà những tài xế đường dài thường phải đối mặt.
Đối với các chuyến đi ngắn thì chỉ cần một tài xế phụ trách, tuy nhiên đối với những chuyến đi dài thì thường phải có hai tài xế để rút ngắn thời gian di chuyển: 48 giờ để lái 1,600 km giữa HN và HCM với hai tài xế lái 20 giờ mỗi ngày, so với 60 giờ chỉ với một tài xế lái xe 15 giờ* mỗi ngày. Tốc độ chạy xe khoảng 40–50km/giờ trên các tuyến quốc lộ do lưu lượng phương tiện cao.

*Con số này nhiều hơn quy định của chính phủ là ít hơn 10 giờ lái xe mỗi ngày, nhưng hầu hết các tài xế sẽ lái nhiều hơn để kiếm được nhiều tiền hơn.

b. Chi phí cố định

i. Phí kiểm định và sử dụng đường bộ

Đây là khoản phí cố định của nhà nước và không phụ thuộc vào khoảng cách di chuyển. Mỗi xe tải được phải trả phí hàng năm thông qua các trung tâm kiểm định thuộc Cục Đăng kiểm Việt Nam (VR). Cảnh sát giao thông có thể kiểm tra đăng ký bất cứ lúc nào. Mức phí khá hợp lý (từ 230,000-460,000 VNĐ tùy theo kích thước xe tải) để khuyến khích các nhà xe quay trở lại trung tâm kiểm định hàng năm mà hiện chỉ ở mức 90% nhà xe quay lại.
Mặt khác, phí sử dụng đường bộ được trả dựa trên chiều dài đường (tính theo tháng) và cũng phụ thuộc vào kích thước xe tải. Chính phủ cóchính sách giảm giá từ năm 2020 đến năm 2022 để hỗ trợ các công ty vận tải trước yếu tố đại dịch Covid-19.

ii. Chi phí hành chính và tiền thuê văn phòng

Đây là mức lương cố định của nhân viên hành chính như kế toán, nhân viên hỗ trợ kinh doanh và các điều phối viên cũng như tiền thuê văn phòng và các tiện ích khác. Công ty sở hữu càng nhiều xe tải thì chi phí quản trị/văn phòng càng nhỏ, tính theo tỷ lệ phần trăm của tổng chi phí ( đây là lợi thế kinh tế nhờ quy mô).

iii. Bảo hiểm thiệt hại hàng hóa

Có hai loại bảo hiểm chính: bảo hiểm dân sự bắt buộc để đảm bảo cho thiệt hại của bên thứ ba (khoảng 1–2% chi phí xe tải) và bảo hiểm xe tùy chọn để đảm bảo thiệt hại cho chính xe tải (khoảng 3% chi phí xe tải).
Các công ty vận tải thường chọn mua bảo hiểm thiệt hại xe tải chứ không mua bảo hiểm hàng hóa. Do đó, khi có hư hỏng/mất cắp hàng hóa và do lỗi của tài xế thì chủ xe tải sẽ thanh toán cho khách hàng theo từng trường hợp cụ thể, ví dụ như mua hàng hóa bị hư hỏng với giá ghi trên hóa đơn của lô hàng. Giá thị trường cho bảo hiểm hàng hóa chung là khoảng 0,1% giá trị hàng hóa. Đối với một lô hàng FMCG trị giá khoảng 300 triệu đồng thì phí bảo hiểm hàng hóa sẽ là 300.000 đồng. Rủi ro hư hỏng hàng hóa do lái xe có xác suất rất nhỏ, đặc biệt là đối với các tuyến đường ngắn, thậm chí khi có xảy ra thì cũng chỉ tốn vài triệu tiền bồi thường cho chủ hàng. Do đó việc này sẽ tiết kiệm và nhanh hơn so với việc mua phí bảo hiểm hàng hóa trên mỗi chuyến hàng.
Đối với hàng hóa có giá trị lớn, chủ hàng sẽ chọn tự mua bảo hiểm cho hàng hoá của họ.

iv. Phí bảo dưỡng

Xe tải được gửi đến ga ra bảo dưỡng hàng năm với khoản phí phụ thuộc vào kích thước xe tải chứ không liên quan tới tuổi đời của xe: khoảng từ 4 triệu VNĐ cho xe tải <5 tấn đến 40 triệu VNĐ cho xe đầu kéo 30 tấn.
Ngoài ra, lốp xe tải cũng tốn một khoản chi phí kha khá đối với các nhà vận tải chuyên chạy tuyến dài, vì xe tải lớn hơn yêu cầu nhiều lốp hơn và mắc tiền hơn. Mỗi chiếc lốp có tuổi thọ khoảng 60,000 km nên các nhà vận tải chuyên chạy tuyến dài cũng sẽ phải thay chúng thường xuyên hơn. Một xe đầu kéo cần 18 lốp * 5 triệu VNĐ mỗi lốp = 90 triệu VNĐ, dùng được trong 6 tháng nếu chạy đường dài (mỗi tháng đi 10,000 km) và 12 tháng nếu chạy đường ngắn (5,000 km mỗi tháng).

c. Thu nhập trước lãi vay, thuế & khấu hao (EBITDA)

i. Khấu hao xe tải, lãi vay, chi phí cơ hội & thuế

Các chi phí cố định và không cố định ở trên có thể cho chúng ta biết mức tỷ suất lợi nhuận gộp. Để tính toán được mức tỷ suất lợi nhuận ròng của một nhà vận tải, chúng ta cần phải khấu trừ thêm các chi phí tài chính sau đây:

Chi phí lãi vay là chi phí để mua xe tải. Xe tải khi mua trả góp thì thường được cho vay với lãi suất 10–12%. Thông qua các cuộc phỏng vấn với các nhà vận tải thì việc vay vốn để mua xe rất dễ dàng, nhưng lãi suất khá cao. Nhìn chung, các giao dịch mua xe tải trung bình yêu cầu khoản trả trước 40%, mặc dù tỷ lệ này thay đổi tùy theo quy mô của công ty. Các công ty lớn thường có đủ tiền để trả trước nhiều hơn so với các công ty vận tải nhỏ (có thể cao tới 70%). Chi phí lãi vay phụ thuộc vào giá của xe tải và do đó thường cao hơn đối với xe tải trọng lớn hơn.

Khấu hao xe là một thành phần quan trọng được sử dụng để tính hệ số thu nhập trên vốn sử dụng xe tải (return on assets – ROA). Dựa trên các cuộc phỏng vấn với các nhà xe cũng như các nghiên cứu tương tự khác, giá trị xe tải bị khấu hao được tính bằng cách giảm 10% so với giá trị xe của năm trước đó. Giá trị bình quân của tài sản (giá trị xe tải) vào thời điểm đầu và cuối năm đóng góp vào việc sử dụng vốn của công ty.
Chi phí cơ hội – Khoản trả trước cho việc vay ngân hàng mua xe có thể được các nhà xe sử dụng để đầu tư trở lại doanh nghiệp và do đó có liên quan tới chi phí cơ hội của nhà xe. Chi phí vốn được ước tính là 15%= lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu bình quân ở Việt Nam – và tỷ số này được sử dụng để tính toán chi phí cơ hội của nhà xe.
Thuế – Thuế suất doanh nghiệp tiêu chuẩn 20% được áp dụng cho nhà xe.

3. Khả năng sinh lời của nhà vận tải biến động dựa trên Tỉ lệ Sử dụng Xe tải và Kinh tế Quy mô

Một nhà xe có càng nhiều đầu xe sẽ có tổng chi phí cố định (chẳng hạn như lương hành chính và tiền thuê văn phòng) chia cho nhiều xe hơn, do đó làm cho khoản chi phí cố định trên mỗi chuyến đi nhỏ hơn. Đây là nền kinh tế quy mô (economy of scale) và đáng chú ý hơn là đối với các nhà xe vận hành tuyến ngắn, tỷ suất lợi nhuận ròng (Net margin) dao động từ 3% đối với nhà xe có <10 xe tải đến 11% đối với nhà xe có 20–30 xe tải. Đối với các vận tải vận hành tuyến dài, việc có ít hơn 10 xe tải chỉ mang lại tỷ suất lợi nhuận ròng là 5%. Do phần lớn các công ty vận tải đường bộ ở Việt Nam có trung bình 5 xe tải (thống kê của Tổng cục Đường bộ Việt Nam 2017), chúng ta có thể thấy tỷ suất lợi nhuận thấp của các công ty này có thể ảnh hưởng đến tính bền vững của ngành.

Lợi nhuận ròng = Lợi nhuận sau thuế / Tổng doanh thu. Lợi nhuận sau thuế = Tổng doanh thu – (Chi phí cố định + chi phí không cố định + lãi vay + khấu hao + chi phí cơ hội + thuế).

4. Những yếu tố ảnh hưởng đến giá khác

a. Thời gian chờ & Tỉ lệ Sử dụng Xe tải

Nếu xe tải phải chờ lâu để bốc / dỡ hàng hoặc chạy rỗng trong một quãng đường dài để lấy hàng thì hiệu suất sử dụng xe sẽ giảm và nhà vận tải sẽ lỗ hoặc họ sẽ phải tính giá cao hơn cho mỗi chuyến đi để bù đắp thời gian đã mất (và do đó bị tổn thất doanh thu). Bảng dưới đây được rút ra từ mô hình chi phí của LOGIVAN, thể hiện doanh thu mục tiêu cho mỗi chiếc xe theo tải trọng xe. Xe tải trọng lớn phải trên 100 triệu đồng. Đối với xe tải trọng <2T, doanh thu mục tiêu là khoảng hơn 30 triệu đồng.

b. Cung – Cầu & Thời vụ

Việt Nam là một nước nông nghiệp chủ yếu với các mặt hàng xuất khẩu chính là cà phê, gạo, các loại hạt, trái cây, v.v. Do đó, các loại rau, củ, quả, nông sản thu hoạch vào các mùa khác nhau có thể làm biến động giá cả thị trường vận tải một cách đáng kể.
Một ví dụ là mùa vải thiều vào giữa năm, vải được trồng ở Bắc Giang và Hải Dương và thường được xuất khẩu sang Trung Quốc và người tiêu dùng trong nước. Điều này tạo ra tình trạng thiếu container lạnh chiều Bắc – Nam và do đó giá container tăng mạnh chiều này, đồng thời giảm giá container lạnh chiều Nam – Bắc. Vào tháng 6 năm 2021, đã có một đợt bùng phát COVID nghiêm trọng ở Bắc Giang, cùng với việc đóng cửa một số cửa khẩu của Trung Quốc dẫn đến giá container lạnh vận chuyển vải từ Bắc Giang vào miền Trung và miền Nam lên tới 65 triệu đồng/cont 45 ft. so với thông thường là tầm 30-35 triệu (lưu ý đối với hàng vải từ Bắc Giang đi miền Bắc tới Huế, chúng ta có thể sử dụng xe tải khô vì thời gian giao hàng là trong ngày nên sẽ không ảnh hưởng đến chất lượng vải thiều được bảo quản trong thùng đá).
Tương tự, vào mùa thanh long tại Bình Thuận và Long An, giá container Nam – Bắc có thể lên tới 120 triệu đồng, trong khi giá bình thường là khoảng 55-65 triệu đồng.
Tính thời vụ không chỉ ảnh hưởng đến việc định giá trái cây và nông sản mà còn gây ra sự gián đoạn và không có sẵn các container cho các mặt hàng thông thường như FMCG. Các công ty logistics bên thứ 3 (3PL) thường tận dụng các container lạnh quay đầu làm container khô để vận chuyển hàng khô với giá tốt khi có sự mất cân đối giữa cung và cầu. Điều này đặc biệt đúng vào mùa đông lạnh giá của miền Bắc khi không có nhiều loại trái cây rau củ được thu hoạch. Do đó, các container lạnh chở trái cây từ Nam ra Bắc cuối cùng vẫn chở hàng khô, hàng tạp hoá vào Nam với cước giảm đáng kể, với mục tiêu vào Nam càng nhanh càng tốt để lấy lô hàng lạnh khác chiều Nam-Bắc với cước cao hơn.

c. Loại hàng hóa

Hàng hóa cồng kềnh chiếm nhiều không gian hơn nên trên mỗi chuyến đi thì trọng tải nhẹ tiêu thụ ít nhiên liệu hơn. Sự khác biệt càng rõ rệt khi quãng đường càng dài như tuyến Bắc – Nam, hay khi di chuyển lên các vùng đồi núi như Tây Nguyên (Gia Lai, Kon Tum, v.v.) hay Tây Bắc (Sơn La, Điện Biên, v.v.). Sự chênh lệch đối với tuyến Bắc – Nam giữa hàng nhẹ và hàng nặng là khoảng 2–3 triệu đồng/chuyến.
Ngoài việc phân loại hàng hóa nặng/nhẹ, một số loại hàng hóa dễ bị vỡ và hư hỏng hơn, dẫn tới cước vận tải sẽ tăng lên. Như đã trình bày ở trên, hầu hết các đơn vị vận tải đều không mua bảo hiểm hàng hóa mà bồi thường cho khách hàng theo từng trường hợp cụ thể. Do đó, hàng FMCG có giá trị lớn hơn đòi hỏi cước vận tải đường bộ cao hơn so với các sản phẩm nông nghiệp thuần túy như cà phê hoặc gạo.

**5. Cách sử dụng Mô hình Excel* của LOGIVAN để tính Giá vận tải**

Ví dụ: Tuyến Hải Dương – Tiên Yên, Quảng Ninh

Nhập các tuyến đường bạn muốn tính toán cũng như khoảng cách tính bằng km và loại xe tải, mô hình sẽ tính cước cùng với các thành phần chi phí.
Hướng dẫn: Nhập khoảng cách, điểm xuất phát, điểm đến và loại xe tải trong các ô màu cam.

Trong ví dụ này, chi phí cơ bản (nhiên liệu, phí cầu đường, lương tài xế, bảo dưỡng, v.v.) sẽ được tính là 2.7 triệu. Sau đó, phí hành chính / văn phòng và bốc xếp sẽ được thêm vào tiếp. Giá cuối cùng sẽ là giá trị 3.6 triệu trong ô màu vàng, được biểu thị theo tấn hoặc theo chuyến. Ở mức giá cuối cùng, chủ sở hữu xe tải sẽ có lợi nhuận ròng là 10% sau khi trừ hết mọi chi phí vận hàng và chi phí tài chính

Giá cuối cùng nằm trong ô màu vàng.
Bạn có thể tiến thêm một bước nữa ở trong phần Drivers & Trucks để điều chỉnh chi phí của chiếc xe tải bạn đã mua (bao gồm lãi suất vay ngân hàng), định mức tiêu thụ nhiên liệu thực tế để phản ánh độ cũ của chiếc xe tải hoặc thậm chí mức lương của tài xế để phù hợp hơn với việc kinh doanh của mình.

Tab Drivers & Trucks: các điều chỉnh khác có sẵn để cho mô hình chính xác hơn hơn với doanh nghiệp của bạn.

*Tất cả các mô hình công thức thủ công đều có lược giản hóa vì không thể tính đến cung và cầu, tính thời vụ hoặc việc sử dụng các xe tải quay đầu. Mô hình Excel này được xây dựng cho hàng nặng/ hàng thường, không phải hàng nhẹ (thường được tính cước theo khối) và không bao gồm bảo hiểm hàng hóa.

Tải xuống Mô hình Excel tính cước theo phương pháp Cấu trúc Chi phí của LOGIVAN tại đây.

Trong phần tiếp theo của chuỗi bài viết về cách tính cước vận tải, LOGIVAN sẽ sử dụng AI (thuật toán trí tuệ nhân tạo) để tạo ra những mô hình phức tạp hơn nhưng hoàn chỉnh hơn vì có tính cả cung – cầu, tính thời vụ và các yếu tố phức tạp khác từ dữ liệu thị trường vận tải thực tế trong vài năm qua. (coming soon)