Lưu ý trong quy trình xuất kho vật tư

Mỗi doanh nghiệp trên con đường phát triển và hoàn thiện đều cần xây dựng những quy trình chặt chẽ và khép kín. Một trong số đó chính là quy trình xuất kho vật tư – một yếu tố cực kỳ quan trọng đối với việc vận hành của doanh nghiệp.

quy trình xuất kho vật tư

Vậy quy trình xuất kho vật tư quan trọng như thế nào, mẫu quy trình xuất kho chặt chẽ và các chứng từ nào liên quan đến quy trình  cho doanh nghiệp? Bài viết sau đây của LOGIVAN sẽ giải đáp toàn bộ những thắc mắc trên.

Tại sao doanh nghiệp cần có quy trình xuất kho vật tư?

Vật tư trong doanh nghiệp là toàn bộ các sản phẩm tham gia vào hoạt động sản xuất như nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, các thiết bị máy móc,…Nếu không có quy trình xuất kho vật tư, quản lý kho thì doanh nghiệp sẽ rất khó để quản lý hàng hóa, phát sinh nhiều lỗ hổng làm thất thoát hàng hóa, ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp.

Hơn nữa, xây dựng quy trình khoa học sẽ giúp chủ doanh nghiệp theo sát tình hình hàng hóa tại kho nhằm chuẩn bị nguồn hàng, định hướng chiến lược phát triển phù hợp. Ngoài ra, việc xây dựng quy trình xuất kho hợp lý sẽ giúp các nhân sự làm việc nhanh gọn, chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc.

Những chứng từ cần biết

2-quy-trinh-xuat-kho-vat-tu

Tùy vào quy mô và cơ chế vận hành của từng doanh nghiệp mà có quy trình xuất kho vật tư riêng. Tuy nhiên về cơ bản, quy trình xuất kho gồm các bước cơ bản như sau:

  • Nhân viên có nhu cầu vật tư hàng hóa sẽ lập phiếu yêu cầu xuất kho. Yêu cầu này có thể được lập bằng văn bản có chữ ký xác nhận, qua email hoặc bằng miệng tùy theo quy định của mỗi doanh nghiệp.
  • Kế toán kho sẽ lập phiếu xuất kho có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng và chuyển cho thủ kho. Đây là căn cứ để thủ kho thực hiện xuất kho vật tư.
  • Thủ kho tiến hành xuất kho vật tư theo số lượng, loại vật tư theo yêu cầu trên phiếu xuất kho.
  • Người nhận hàng sẽ kiểm tra và ký nhận hàng hóa tại phiếu xuất kho. Người nhận vật tư sẽ giữ một bản sao hoặc bản chính (tùy vào quy định của doanh nghiệp) để làm cơ sở đối chiếu.
  • Trên cơ sở phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho, nộp lại phiếu xuất kho về cho kế toán kho.
  • Kế toán kho tiến hành ghi sổ, hoạch toán giảm trừ số lượng hàng vật tư đã xuất kho.

Chứng từ quan trọng nhất trong quy trình xuất kho vật tư là Phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký xác nhận của người nhận vật tư, thủ kho và kế toán kho hoặc kế toán trưởng. Bên cạnh đó, đối với một quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ cần thêm các biểu mẫu sau:

  • Thống kê xuất kho
  • Báo cáo xuất nhập tồn kho vật tư hàng hóa dự trữ
  • Biên bản kiểm kê kho
  • Danh mục kho vật tư
  • Báo cáo tổng hợp tồn kho
  • Phiếu nhập kho

Trên đây là các quy trình xuất kho vật tư cũng như giải pháp tiết kiệm chi phí vận chuyển cho doanh nghiệp. Mong rằng, các thông tin trên thực sự hữu ích cho bạn.