Quy trình nhận hàng tại kho

Dịch vụ vận chuyển đường bộ là một trong những ngành mũi nhọn phát triển song song với nền kinh tế thị trường hội nhập. Ngoài vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, đường không, đường sắt thì đường bộ được rất nhiều doanh nghiệp, khách hàng lựa chọn. Nắm được quy trình nhận hàng bằng xe tải tại kho sẽ giúp cho các nhà xe và tài xế chuẩn bị thật tốt để tránh xảy ra những sai sót khi bốc hàng.

Quy trình nhận hàng tại kho

a. Sơ đồ kho cơ bản

• Bãi đỗ xe: Sau khi xe đến kho và đăng tài xong thì tài xế sẽ đậu xe tại bãi đỗ chờ tới lượt bốc hàng.
• Cửa xuất hàng: Khi tới lượt bốc hàng, xe tải sẽ di chuyển đuôi xe tới cửa xuất hàng để nhân viên bốc xếp lên hàng vào xe.
• Cửa nhập hàng: Ngược lại với cửa xuất hàng, xe tải mang hàng hóa tới sẽ di chuyển vào khu vực này để nhân viên bốc xếp và nhân viên kho nhập hàng vào kho.
• Kho hàng: Sau khi nguyên vật liệu và thành phẩm được chuyển tới kho thì nơi đây sẽ là nơi hàng hóa được sắp xếp và lưu trữ.
• Văn phòng: Đây là nơi làm việc của nhân viên.

b. Các bước nhận hàng

• Xe vào cổng
  • Xuất trình giấy tờ
    • Mục tiêu: Đảm bảo thông tin tài xế và xe khớp với thông tin đã được gửi cho khách hàng từ ngày hôm trước.
    • Chi tiết: Tất cả các kho hay nhà máy đều yêu cầu tài xế phải đem theo giấy tờ chứng minh nhân thân thì mới được vào kho. Các giấy tờ này bao gồm (1) Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân, (2) Giấy phép lái xe, (3) Đăng kiểm xe. Tùy theo từng kho, thông tin tài xế sẽ cần đăng ký trước với bộ phận kế hoạch trước thì mới được vào. Nếu thông tin tài xế thay đổi ngay trước giờ bốc hàng thì sẽ cần có giấy giới thiệu từ công ty có đóng mộc đỏ để được vào kho. Ngoài ra, một số nơi có quy định thoáng hơn thì tài xế chỉ cần để lại giấy tờ chứng minh nhân thân ở cổng vào và thông tin biển số xe đăng ký khớp với thông tin đăng ký ban đầu. Sau khi kiểm tra các thông tin đầy đủ và chính xác thì xe sẽ vào bãi đậu lấy phiếu chờ tới lượt bốc hàng. Đôi khi xe tới sớm sẽ không được bốc sớm vì còn phụ thuộc vào kế hoạch xuất hàng của kho.
• Xe chờ lấy hàng
  • Nhận biên bản bàn giao/phiếu xuất kho
    • Mục tiêu: Lên kế hoạch định tuyến điểm giao hàng và xếp hàng hóa trước sau phù hợp nếu giao hàng nhiều điểm dỡ.
    • Chi tiết: Đa phần các kho sẽ không in phiếu xuất kho trước mà sẽ đưa cho tài xế 1 tờ phiếu màu trắng ghi thông tin hàng nhận. Các kho làm điều này là vì có những trường hợp xuất hàng không đủ hoặc bị lỗi thì tài xế sẽ từ chối nhận hàng. Như vậy lượng hàng xuất ra sẽ khác với thông tin trên phiếu xuất kho ban đầu. Điều này khiến cho kho phải in lại phiếu xuất kho mới.
• Chất xếp hàng lên xe
  • Kiểm tra hàng hóa trước khi chất xếp
    • Mục tiêu: Tài xế không nhận vận hàng chuyển nếu hàng không đạt tiêu chuẩn.
    • Chi tiết: Chất lượng hàng hóa cần được tài xế kiểm tra trước khi cho lên xe để tránh trường hợp khách hàng ở đầu nhận không nhận hàng. Nếu các thùng/kiện hàng không đúng chất lượng trong biên bản giao hàng (phiếu xuất kho) thì tài xế có quyền không nhận hoặc báo cáo với văn phòng để được xác nhận về tình trạng hàng hóa.
  • Chỉnh quy cách chất xếp hàng
    • Mục tiêu: Hàng hóa được cố định đúng chuẩn để tránh bị bể vỡ và xô lệch trong quá trình xe lưu thông trên đường.
    • Chi tiết: Có một lưu ý là một khi xe đã lăn bánh ra khỏi nhà máy/kho thì trách nhiệm hàng hóa sẽ hoàn toàn thuộc về tài xế nên khi tài xế cảm thấy việc hàng hóa không được chất xếp an toàn thì tài xế cần làm việc lại với kho ngay lập tức để yêu cầu kho chất xếp lại theo ý của tài xế. Nếu kho không đồng ý với điều này thì tài xế sẽ cần ghi lên biên bản xác nhận về quy cách chất xếp hàng hóa của kho và nếu có sự cố xảy ra thì tài xế sẽ được miễn trừ trách nhiệm.
• Xe rời kho
  • Ký xác nhận tình trạng hàng hóa: Sau khi chất xếp hàng hóa xong thì tài xế ký xác nhận tình trạng hàng hóa trên biên bản/phiếu xuất kho. Sau đó, phiếu này sẽ được đưa cho nhân viên xuất hóa đơn để bổ sung chứng từ cho đầu nhận hàng.
  • Làm thủ tục ra cổng & rời kho: Tài xế sẽ đưa các chứng từ cho bảo vệ để làm thủ tục rời khỏi kho đi giao hàng.