Khi vận chuyển hàng hóa thì có rất nhiều sự cố xảy ra bất ngờ khiến cho nhà xe hoặc tài xế sẽ phải chịu trách nhiệm rất lớn nếu không biết cách phòng ngừa và xử lý. Những sự cố đó là gì và cách giải quyết ra sao sẽ được chia sẻ trong
Khi vận chuyển hàng hóa thì có rất nhiều sự cố xảy ra bất ngờ khiến cho nhà xe hoặc tài xế sẽ phải chịu trách nhiệm rất lớn nếu không biết cách phòng ngừa và xử lý. Những sự cố đó là gì và cách giải quyết ra sao sẽ được chia sẻ trong bài viết này.
Các sự cố thường gặp khi vận chuyển hàng hóa
a. Sự cố trước khi bốc hàng
- Xe đến trễ
- Xe được cho là đến trễ thường do những nguyên nhân sau:
- (1) Giờ bốc hàng. Ví dụ: Có 1 số nhà máy yêu cầu xe tới đúng giờ vì đó là giờ xuất hàng của họ. Nếu xe tới sau giờ này thì có thể ảnh hưởng tới giờ xuất hàng của khách hàng/đơn vị vận tải khác. Ngoài ra, với những đơn vị thuê cẩu hoặc đội ngũ bốc xếp để bốc hàng thì nếu xe tới muộn sẽ phát sinh thêm thời gian thuê nên bên nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển sẽ phải trả thêm tiền cho điều này.
- (2) Giờ giao hàng. Ví dụ: Có 1 số khách hàng không quy định giờ bốc hàng, miễn là giao hàng trước một khung giờ nhất định (thường là trước 16:00 – 17:00 vì sau khung giờ này là giờ cấm tải). Nếu xe không giao kịp trong khung giờ này thì sẽ phải chờ tới 20:00 cho hết giờ cấm tải, mà thường các kho bãi không làm việc tới khung giờ này.
- Cách xử lý và phòng ngừa:
- Xe chưa bốc hàng: Thường xuyên theo dõi xem xe đang ở đâu, bao lâu nữa tới. Nếu có dấu hiệu không kịp thì phải báo khách xin lùi giờ hoặc điều xe khác qua.
- Xe bốc hàng rồi: Xin khách lùi giờ dỡ hàng & xác định rõ xem xe đang ở đâu và lý do vì sao trễ (yêu cầu nhà xe gửi GPS/định vị Zalo/video call).
- Xe được cho là đến trễ thường do những nguyên nhân sau:
- Đổi thông tin xe hoặc tài xế
- Đổi thông tin tài xế: Trong thời kỳ dịch Covid 19, các kho yêu cầu tài xế cần có chứng nhận tiêm 2 mũi vắc xin. Nếu trường hợp tài xế chưa được tiêm mũi nào thì có thể xử lý bằng cách điều động một tài xế khác đã có chứng nhận tiêm 2 mũi vắc xin để đánh xe vào bốc hàng và đánh xe ra khỏi kho.
- Đổi thông tin xe: Việc đổi thông tin xe thường do xe không đạt chất lượng bốc hàng. Với yếu tố này chúng ta sẽ có các cách thức xử lý cụ thể bên dưới.
- Xe không đạt chất lượng
- Yếu tố phổ biến nhất khi xe không đạt chất lượng thường liên quan tới chất lượng thùng hoặc sàn xe. Ví dụ, để kiểm tra độ kín của thùng cont thì nhân viên kiểm tra chất lượng sẽ làm như sau:
- Vào ban đêm, nhân viên sẽ rọi đèn pin vào bên trong thùng để xem có ánh sáng lọt ra ngoài không
- Vào ban ngày, nhân viên sẽ đóng cửa kín rồi vào bên trong thùng để xem có ánh sáng lọt vào bên trong không.
- Cách xử lý:
- Thùng cont có lỗ hở: Sửa tạm bằng cách xịt thạch cao để khít vào lỗ hở.
- Bạt xe bị lủng: Mua băng keo dán lại chỗ rách. Nếu lỗi nhiều thì phải thay bạt mới (giá từ 1,000,000 – 1,500,000 VNĐ).
- Sàn xe dơ và ướt: Tài xế vệ sinh và mở cửa xe để khô hoặc mua bạt lót sàn thùng. Nếu là xe lạnh thì mở máy gió nhưng không bật lạnh để không khí làm khô xe. Nếu không khắc phục được thì phải đổi xe.
- Xe có mùi: Rắc bã cafe, đánh xả, đốt nhang để khử mùi.
- Yếu tố phổ biến nhất khi xe không đạt chất lượng thường liên quan tới chất lượng thùng hoặc sàn xe. Ví dụ, để kiểm tra độ kín của thùng cont thì nhân viên kiểm tra chất lượng sẽ làm như sau:
b. Sự cố trong và sau khi bốc hàng
- Tài xế không thực hiện nội quy nhà máy
- Thường khi tài xế không thực hiện nội quy nhà máy thì nhà máy sẽ nhắc nhở. Nếu bị nhắc nhở nhiều thì tài xế sẽ bị cấm vĩnh viễn không được vào nhà máy nữa. Điều này có thể khắc phục bằng việc đào tạo cho tài xế các quy định của kho để tránh các sự cố không mong muốn xảy ra.
- Xe xảy ra sự cố trong khu vực nhà máy
- Trong khuôn viên nhà máy, nếu xe gây ra sự cố gây ảnh hưởng thiệt hại tới kho (ví dụ khi xe bốc hàng xong và không hạ cẩu xuống, lúc đi ra ngoài đâm vào biển hiệu gây hư hỏng) thì tài xế cần chụp ảnh mọi hỏng hóc lại và ghi biên bản sự việc xác nhận. Sau đó dựa trên việc xác định thiệt hại và phân tích lỗi trách nhiệm thì nhà máy sẽ có phương án yêu cầu đền bù thích hợp.
- Hàng hỏng
- Bước 1: Tài xế chụp ảnh xe & hàng hóa ngay tại thời điểm phát hiện sự cố.
- Bước 2: Lọc tách số lượng hàng còn dùng được để ghi nhận số lượng hàng hỏng và xác định trách nhiệm là hỏng do bên nào. Nếu hỏng do lỗi của nhà vận chuyển thì họ sẽ phải đền giá trị hàng hóa đó.
- Trường hợp 1: Nhà vận chuyển được mang hàng hỏng về để xử lý hoặc tiêu thụ.
- Trường hợp 2: Nhà vận chuyển phải đền bù giá trị hàng hóa nhưng không được phép mang hàng hỏng đi. Ngoài ra, nhà vận chuyển sẽ phải trả thêm chi phí để đem hàng đi tiêu hủy.
- Trường hợp 3: Nhà vận chuyển nhờ kho nhận hàng đóng lại hàng rồi nhập hàng (tiền bao bì nhà vận chuyển sẽ chịu trách nhiệm). Hoặc nhà vận chuyển có thể chở ngược hàng về đầu bốc để kho làm lại hàng rồi xuất đi lại.